Backoffice-Unterstützung

Im Hintergrund gut organisiert. Damit Sie vorne den Kopf frei haben.

Im Tagesgeschäft entstehen viele kleine organisatorische Aufgaben, die einzeln vielleicht nur wenige Minuten dauern, sich über den Tag aber schnell summieren. Unterlagen müssen abgelegt, Informationen übertragen, Listen gepflegt, Daten aktualisiert und offene Aufgaben im Blick behalten werden.

Ich unterstütze Sie bei diesen wiederkehrenden Büroaufgaben und sorge dafür, dass im Hintergrund Struktur entsteht und Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Das kann ich für Sie übernehmen

Datenpflege und Datenerfassung
Ich erfasse, ergänze und aktualisiere Daten in vorhandenen Tabellen, Listen oder den von Ihnen genutzten Systemen. Dazu können beispielsweise Kunden-, Kontakt-, Projekt- oder Auftragsdaten gehören.

Excel- und Tabellenpflege
Bestehende Tabellen können gepflegt, ergänzt und übersichtlich strukturiert werden. Auch regelmäßig anfallende Eintragungen oder Aktualisierungen kann ich nach Ihren Vorgaben übernehmen.

Listen und Übersichten erstellen und pflegen
Ob Aufgabenlisten, Kontaktübersichten, Projektlisten, Terminübersichten oder andere interne Arbeitslisten: Ich bringe Informationen in eine übersichtliche Form und halte sie auf Wunsch aktuell.

Informationen zusammentragen und aufbereiten
Sie benötigen bestimmte Informationen für einen Vorgang oder ein Projekt? Ich kann Informationen nach Ihren Vorgaben zusammentragen, sortieren und übersichtlich für Sie aufbereiten.

Dokumente und Vorlagen vorbereiten
Wiederkehrende Dokumente, Schreiben, Übersichten oder vorhandene Vorlagen kann ich nach Ihren Vorgaben vorbereiten und mit den benötigten Informationen ergänzen.

Digitale Abläufe organisieren
Wenn Informationen derzeit an verschiedenen Stellen liegen oder bestimmte Aufgaben immer wieder unnötig Zeit kosten, schauen wir gemeinsam, wie sich der Ablauf übersichtlicher gestalten lässt. Dabei geht es nicht darum, Ihnen ein völlig neues System aufzuzwingen, sondern Ihre bestehenden Arbeitsabläufe sinnvoll zu strukturieren.

Offene Aufgaben im Blick behalten
Nach Absprache kann ich wiederkehrende Aufgaben, Wiedervorlagen oder vereinbarte Fristen mitführen und Sie rechtzeitig darauf aufmerksam machen.

Allgemeine organisatorische Büroaufgaben
Nicht jede Aufgabe lässt sich in eine feste Kategorie einordnen. Wenn bei Ihnen regelmäßig organisatorische Arbeiten anfallen, besprechen wir einfach, was Sie abgeben möchten und ob ich diese zuverlässig für Sie übernehmen kann.

So funktioniert die Zusammenarbeit

Zu Beginn schauen wir gemeinsam, welche Aufgaben in Ihrem Arbeitsalltag besonders viel Zeit kosten oder immer wieder liegen bleiben. Sie entscheiden anschließend, welche davon Sie an mich abgeben möchten.

Ich orientiere mich dabei möglichst an Ihren vorhandenen Programmen, Abläufen und Strukturen. Sie müssen Ihr Unternehmen also nicht an meine Arbeitsweise anpassen. Meine Unterstützung soll sich Ihrem Unternehmen anpassen.

Dabei können Sie mich sowohl für einzelne Aufgaben oder Projekte als auch regelmäßig für wiederkehrende Backoffice-Tätigkeiten einsetzen.

Sie kümmern sich um Ihr Kerngeschäft. Ich kümmere mich um die organisatorischen Aufgaben, die Ihnen dafür den Rücken freihalten.