Ordnung in Ihren Unterlagen. Digital, übersichtlich und nachvollziehbar.
Im Arbeitsalltag sammeln sich schnell Dokumente, Belege, Rechnungen, Schriftverkehr und verschiedenste Dateien an. Wenn Ablagestrukturen fehlen oder Unterlagen unterschiedlich benannt werden, kostet die Suche unnötig Zeit.
Ich unterstütze Sie dabei, Ihre digitalen Unterlagen zu strukturieren, bestehende Ablagen aufzuräumen und ein übersichtliches System zu schaffen, das zu Ihren Arbeitsabläufen passt.
Das kann ich für Sie übernehmen
Dokumente digitalisieren
Papierunterlagen können eingescannt und für die digitale Weiterverarbeitung vorbereitet werden. Nach Absprache übernehme ich dies bei größeren Papierbeständen auch vor Ort im Raum Erfurt und Umgebung.
Dokumente sortieren und zuordnen
Vorhandene Dateien werden nach gemeinsam festgelegten Kriterien geordnet, beispielsweise nach Kunden, Projekten, Jahren, Dokumentenarten oder anderen für Ihr Unternehmen sinnvollen Bereichen.
Einheitliche Dateinamen erstellen
Statt Dateien wie „Scan001.pdf“ oder „Dokument_neu_final2.pdf“ erhalten Ihre Unterlagen eine nachvollziehbare und einheitliche Benennung. Dadurch lassen sich benötigte Dokumente schneller wiederfinden.
Digitale Ordnerstrukturen aufbauen und überarbeiten
Ich erstelle gemeinsam mit Ihnen eine übersichtliche Ablagestruktur oder bringe Ordnung in bereits vorhandene Ordner. Dabei orientiere ich mich an Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen und nicht an einem starren Standardsystem.
Bestehende Ablagen aufräumen
Über Jahre gewachsene Ordner und unsortierte Dateien können Schritt für Schritt überprüft und neu strukturiert werden. Was wohin gehört und was gegebenenfalls nicht mehr benötigt wird, wird vorher mit Ihnen abgestimmt.
Dokumente archivieren
Abgeschlossene Vorgänge und ältere Unterlagen können übersichtlich in eine separate Archivstruktur überführt werden, damit Ihre aktuelle Arbeitsablage übersichtlich bleibt.
Neue Dokumente laufend einpflegen
Auf Wunsch kann ich die geschaffene Struktur anschließend weiterführen und neu hinzukommende Dokumente regelmäßig sortieren, benennen und an der vereinbarten Stelle ablegen.
So funktioniert die Zusammenarbeit
Zu Beginn schauen wir gemeinsam, wie Ihre Unterlagen derzeit organisiert sind und wo Ihnen im Alltag Zeit verloren geht. Anschließend legen wir fest, welche Aufgaben ich übernehmen soll und welche Ablagestruktur für Sie sinnvoll ist.
Ich arbeite mit Ihrem bestehenden System, sofern dieses sinnvoll weitergeführt werden kann. Es muss also nicht zwangsläufig alles neu aufgebaut werden.
Sie entscheiden außerdem selbst, auf welche Unterlagen und Bereiche ich Zugriff erhalte. Die Zusammenarbeit kann einmalig erfolgen, beispielsweise um eine bestehende Ablage zu ordnen und zu digitalisieren, oder regelmäßig, damit die neu geschaffene Ordnung auch langfristig erhalten bleibt.